Zásady zpracování osobních údajů

  1. Úvod

Nadační fond Gratia, IČ: 10900705, se sídlem 1. máje 67, 281 63 Kozojedy, zapsaný v nadačním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze oddíl N, vložka 1948 („Nadační fond“) založený za účelem pomoci mladým rodinám, studujícím rodičům a rodičům samoživitelům, zpracovává Vaše osobní údaje, a to v případě, že jste žadatelem o příspěvek z majetku nadačního fondu, poradenství, popřípadě zákonným zástupcem takového žadatele, žadatelem o založení veřejné sbírky, obdarovaným nebo dobrovolníkem, našim zaměstnancem, partnerem či dárcem poskytujícím finanční obnos pro potřebného. Potřebným se rozumí zejména fyzická osoba, jež se dostala do tíživé životní situace nebo pro niž je uspořádána veřejná sbírka.

 

Účelem těchto zásad zpracování osobních údajů Nadačního fondu je seznámit Vás s tím, jaké osobní údaje Nadační fond, jakožto správce osobních údajů, zpracovává, za jakým účelem, po jak dlouhou dobu, komu a z jakého důvodu je Nadační fond oprávněn je předat, a také Vás informovat o Vašich právech, jež máte jakožto subjekt osobních údajů.

 

Tyto zásady jsou vydávány v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 ze dne 27.4.2016, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů („GDPR“) za účelem zajištění informační povinnosti Nadačního fondu, jakožto správce osobních údajů v souladu s čl. 13, případně s čl. 14 GDPR. Tyto zásady jsou účinné od 13.9.2021.

  1. Jaké osobní údaje jsou zpracovávány

Nadační fond zpracovává zejména následující kategorie osobních údajů:

  • základní identifikační údaje: pohlaví, jméno a příjmení, popř. název obchodní firmy fyzické osoby, datum narození, číslo občanského či jiného průkazu totožnosti a dobu jeho platnosti, identifikační číslo (IČO) a daňové identifikační číslo (DIČ);
  • kontaktní údaje: telefonní číslo a e-mailová adresa;
  • adresní údaje: trvalé a přechodné bydliště, fakturační a doručovací adresa;
  • platební údaje: bankovní spojení;
  • informace o předmětu plnění: typ a výše příspěvku či daru, zakoupený dárkový předmět, rozsah a předmět plnění dobrovolníka apod.;
  • citlivé osobní údaje: údaje o zdravotním stavu;
  • finanční údaje: příjmy a výdaje domácnosti;
  • další údaje: konfekční velikost, fotografie.

 

Nadační fond zpracovává Vaše osobní údaje, získané prostřednictvím formuláře sloužícího k podání žádosti o poskytnutí poradenství, příspěvku, založení sbírky, případně získané jiným způsobem, vždy však s Vaším vědomím, případně na základě Vámi uděleného souhlasu se zpracováním osobních údajů.

Nadační fond dále shromažďuje informace o Vašich návštěvách na svých webových stránkách, jako jsou IP adresy, datum a čas přístupu, chování na webových stránkách, cookies a další. 

 

  1. Účel, důvod a rozsah zpracování osobních údajů

 

U žadatelů a následně obdarovaných (příjemců příspěvku z majetku Nadačního fondu)  Nadační fond zpracovává osobní údaje zejména za účelem: 

  • posouzení žádosti a evidence žadatelů;
  • uzavření, evidence smluv a založení sbírky;
  • kontroly použití příspěvku;

*   evidence poskytnutých nadačních příspěvků za účelem vedení řádného účetnictví a                       případně splnění dalších zákonných povinností dle platných právních předpisů;

  • zveřejnění Vašeho jména, příběhu a fotografií na webových stránkách Nadačního fondu a ve výroční zprávě Nadačního fondu.

U dárců Nadační fond zpracovává jejich osobní údaje zejména za účelem: 

  • evidence poskytnutých darů zejména za účelem řádného vedení účetnictví a případně splnění dalších zákonných povinností dle platných právních předpisů;
  • uzavření a evidence darovacích smluv;
  • zveřejnění dárce na webových stránkách a ve výroční zprávě Nadačního fondu.

 

Nadační fond Vaše osobní údaje zpracovává, neboť je to nezbytné pro poskytnutí poradenství,  plnění ze smlouvy o poskytnutí příspěvku, darovací smlouvy či jiných závazků vyplývajících z uzavřených smluv, pro plnění zákonných povinností Nadačního fondu a pro účely jeho oprávněných zájmů. Za svůj oprávněný zájem Nadační fond považuje mimo jiné zájem na vytvoření databáze osob, které může v budoucnu oslovit se žádostí o podporu své veřejně prospěšné činnosti. Databáze vytvořená na základě oprávněného zájmu Nadačního fondu nesmí být využívána k jiným účelům.

 

Nadační fond zpracovává jen ty osobní údaje, které jsou ke splnění shora uvedených účelů nezbytné, a to pouze v nezbytně nutném rozsahu. 

 

  1. Poskytování osobních údajů třetím subjektům

 

Nadační fond může, vedle svých zaměstnanců, členů orgánů a dobrovolníků pro dosažení účelu Nadačního fondu, tedy pomoci mladým rodinám, zpřístupnit Vaše osobní údaje těmto kategoriím třetích subjektů: 

  • externím poradcům, právníkům, koučům a dalším zpracovatelům, s nimiž uzavřeme smlouvu o zpracování osobních údajů, za účelem splnění závazku vyplývajícího z uzavřených smluv, aby Vám mohl Nadační fond pomoci; 
  • advokátům, lékařům a účetním, kteří jsou vázáni zákonnou povinností mlčenlivosti, za účelem splnění závazku vyplývajícího z uzavřených smluv, aby Vám mohl Nadační fond pomoci a dále za účelem plnění zákonných povinností Nadačního fondu, případně za účelem řešení nastalého sporu; 
  • orgánům státní správy, a to zejména soudům, státním zastupitelstvím, dalším orgánům činným v trestním řízení a jiným orgánům veřejné moci v případě splnění povinnosti Nadačního fondu dle zvláštních právních předpisů, nebo k ochraně oprávněných zájmů Nadačního fondu;
  • dalším osobám, pokud je to nezbytné pro ochranu oprávněných zájmů Nadačního fondu;
  • dalším subjektům, které jsme pověřili k plnění části smluvních a zákonných povinností nebo, subjektům, jež poskytují doplňkové služby k naší činnosti;
  • provozovatelům televizního či rozhlasového vysílání a vydavatelům novin a časopisů za účelem propagace příběhu potřebného, a to zpravidla za účelem zvýšení objemu darů v rámci veřejné sbírky;

 

Nadační fond nemá v úmyslu předat Vaše osobní údaje do třetích zemí nebo mezinárodní organizaci.

 

Seznam osob, jimž byly či mohly být Vaše osobní údaje předány, Vám poskytneme na vyžádání. 

  1. Doba zpracování osobních údajů

Nadační fond zpracovává Vaše osobní údaje po celou dobu poskytování poradenství, jednání o nadačním příspěvku, trvání veřejné sbírky či smluvního vztahu mezi námi a dále pak po dobu nezbytně nutnou, která je vyžadována příslušnými právními předpisy nebo po nezbytně nutnou dobu pro ochranu oprávněných zájmů Nadačního fondu. 

 

Osobní údaje, které jsou nezbytné pro plnění právních povinností Nadačního fondu dle platných právních předpisů, uchovává Nadační fond po celou dobu nezbytnou ke splnění těchto povinností.

 

Osobní údaje získané na základě Vámi poskytnutého souhlasu Nadační fond zpracovává po dobu nezbytně nutnou pro naplnění účelu, či po dobu vyžadovanou příslušnými právními předpisy, avšak nejdéle do odvolání Vašeho souhlasu. 

 

Nejste-li úspěšným žadatelem o poskytnutí poradenství, příspěvku, založení sbírky, Nadační fond Vaše osobní údaje i osobní údaje třetí osoby Vámi poskytnuté zpracovává pouze po dobu mezi vyplněním formuláře o žádosti a doručením informace, že Vámi navrhovaná žádost byla odmítnuta.

 

  1. Způsob zpracování a ochrany osobních údajů

 

Vaše osobní údaje zpracováváme automatizovaně i manuálně, a mohou být uchovávány v listinné i elektronické podobě.

 

V elektronické podobě jsou Vaše osobní údaje chráněny v zaheslovaném počítači, do kterého mají přístup pouze oprávněné osoby výhradně pod svými zaheslovanými profily. V listinné podobě jsou Vaše osobní údaje uchovávány v šanonech v uzamykatelných skříních a v uzamykatelných místnostech za nejméně dvěma uzamykatelnými dveřmi. Vaše osobní údaje v elektronické podobě mohou být uloženy na serverech třetích stran (e-mailové servery, cloudová úložiště apod.), vždy však musí náležitě zabezpečeny. 

  1. Vaše práva v souvislosti se zpracováním osobních údajů

Dle GDPR máte, jakožto subjekt osobních údajů, tato práva:

 

  • Právo na přístup k Vašim osobním údajům

Máte právo na přístup k Vašim osobním údajům, které zahrnuje právo získat od Nadačního fondu informace, zda a případně jaké osobní údaje jsou zpracovávány, za jakým účelem, o příjemcích Vašich osobních údajů a dalších informacích o Vašich osobních údajích.

 

  • Právo na opravu, výmaz a přenos

Máte právo na opravu nepřesných osobních údajů, které o Vás Nadační fond zpracovává. Máte právo na výmaz osobních údajů, které se Vás týkají, pokud Nadační fond neprokáže oprávněné důvody pro zpracování Vašich osobních údajů. Máte právo na přenos Vašich osobních údajů k jinému správci na základě Vaší žádosti. 

 

  • Právo na omezení zpracování

Pro případ, kdy byste zpochybňovali přesnost, zákonnost nebo právní titul, účel zpracování osobních údajů Nadačním fondem, dojde k omezení Vašich osobních údajů na minimum.

 

  • Právo na oznámení opravy, výmazu nebo omezení zpracování

V případě opravy, výmazu nebo omezení zpracování Vašich osobních údajů, máte právo na informování o těchto skutečnostech ze strany Nadačního fondu. 

 

  • Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů

Pokud nebude Nadačním fondem prokázán oprávněný důvod zpracovávání Vašich osobních údajů, nebude Nadační fond Vaše osobní údaje nadále zpracovávat. 

 

  • Uplatnění výše uvedených práv

Pro uplatnění Vašich výše uvedených práv kontaktujte správce osobních údajů, tedy Nadační fond na níže uvedených kontaktech.

 

  • Právo podat stížnost na UOOU

Stížnost ohledně zpracování osobních údajů můžete podat u Úřadu pro ochranu osobních údajů (kontakty na webové stránce úřadu www.uoou.cz .

 

  1. Kontakt na správce osobních údajů

Nadační fond Gratia
IČO: 10900705
se sídlem: 1. máje 67, 281 63 Kozojedy
zapsaný v nadačním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze oddíl N, vložka 1948

e-mail: info@nadacnifondgratia.cz
telefonní číslo: +420 778 981 173
webové stránky: https://nadacnifondgratia.cz/